3 projectmanagement tactieken die eventmanagers nooit moeten overnemen

Veel bedrijven sturen principes en technieken voor projectbeheer aan; en dat is lang niet allemaal slecht. Maar veel eventprofs leggen zich neer bij deze werkwijze zonder de stappen van dit proces te begrijpen. Zo zijn er verschillende basisprincipes waar je als eventmanager nooit mee zou moeten werken:

1. Wekelijkse statusvergaderingen
Je hoort wel eens: ‘Het is te hopen dat je je dag niet zult doorbrengen in een vergadering die een e-mail zou kunnen zijn.’ Projectmanagers houden van wekelijkse statusmeetings. Het enige probleem met dit concept is dat de meeste mensen geen tijd hebben om een ​​vergadering bij te wonen. Daarnaast gaat dit vaak ten koste van de tijd dat er geld verdient kan worden. (tenzij je slim genoeg bent om een ​​tarief te bedingen voor het bijwonen van een vergadering).

Het andere probleem van de wekelijkse statusbijeenkomst is dat er vaak geen reden voor discussie is. De bijeenkomst wordt dus een groep leden die aan een tafel zitten en druk voelen om over iets te praten, zodat hun positie en rol waardevol lijken. Nogmaals, dit kan allemaal worden bereikt in een e-mail of een Google Docs, waar deelnemers een document in realtime kunnen bijwerken zodra er problemen zijn of informatie aanwezig is.

2. Sign-offs van sign-offs
Projectmanagers houden ervan om veiligheidsmaatregelen te treffen om het risico te minimaliseren, maar soms werken deze pogingen averechts. Bijvoorbeeld bij het aftekenen van documenten voor toestemming om documenten af te tekenen. Zo ontstaat er bureaucratische rompslomp omdat niemand weet wie de definitieve aftekenmacht heeft vanwege de aftekeningen die vóór de aftekeningen plaatsvinden. Snap je het nog? Conclusie: wanneer er belangrijke, kostbare beslissingen moeten worden genomen, laat de mensen die het dichtst bij het probleem staan het dan oplossen.

3. Elk project kan (op dezelfde manier) worden beheerd
Oké, dit is niet echt een misvatting. Alles kan worden beheerd, maar het is erg moeilijk om dit voor elk evenement op precies dezelfde manier te doen. Een bedrijfsevenement heeft namelijk weer andere prestatie-indicatoren en doelen dan een liefdadigheidsevent. Hoewel er praktische tips voor het plannen van evenementen zijn, zijn deze vaak ontworpen rond het type evenement en het budget. Organisatie is daarbij belangrijk, maar personalisatie ook. Uiteindelijk draait het allemaal om het kennen van uw publiek of doelgroep en het leveren van dat wat zij willen en nodig hebben.

Tot slot, zijn er natuurlijk ook enkele dingen die een eventplanner van een projectmanager kan leren, namelijk:

- Altijd een doel hebben.
Als onderdeel van dat doel zou je kleine mijlpalen moeten hebben die hier toe leiden. Op die manier kun je vaststellen of je op de goede weg bent.
- Inchecken met teamleden en belanghebbenden.
Communicatie open houden is een must. Teamleden en belanghebbenden geven feedback en suggesties, terwijl anderen ze graag horen over de vorderingen die je maakt. Ontmoet elkaar echter nooit om elkaar te ontmoeten maar spreek met elkaar af omdat er een noodzakelijke uitwisseling moet plaatsvinden.
- Agenda's zijn cruciaal voor een vergadering.
Als je vindt dat je elkaar moet ontmoeten, is een agenda cruciaal. Gebruik deze dus niet als tafeldecor tijdens een vergadering maar zorg dat deze ruim van tevoren wordt aangeleverd, zodat iedereen zich op de vergadering kan voorbereiden.

Conclusie:
Eventmanagers kunnen veel van projectmanagers leren, maar weest kieskeurig. Sommige dingen uit projectbeheer werken simpelweg niet goed bij het plannen van evenementen. Als je opdrachtgever voorstelt tactieken van projectbeheer te gebruiken die je meest waardevolle bron opslokken, gebruik dan je professionele ervaring om hun visie te verwezenlijken.
 

---

Project Management Tactics Event Planners should never use first appeared on EventMB

 

 

EventBranche.nl is trots onderdeel van het EventMB-netwerk.