8 must-do gewoonten van opmerkelijk succesvolle eventorganisatoren
Werken als eventmanager staat in de top tien van meest stressvolle banen, en dat is niet zonder reden. Er zijn ten slotte maar weinig andere branches met dezelfde mix aan creativiteit, logistiek, hypergeorganiseerde werknemers en lange fysieke werkdagen, terwijl klanten tevreden moeten worden gehouden met innovatieve belevingen…Het Amerikaanse eventplatform Bizbash zette daarom de must-do gewoonten van de 11 meest succesvolle eventprofessionals van Amerika op een rij. Een mooie inspiratiebron! Dit is wat zij doen:
1. Ze sporten en mediteren regelmatig en weten hoe ze moeten relaxen
Het produceren en organiseren van evenementen kan een fysiek veeleisende taak zijn, succesvolle organisatoren maken daarom een prioriteit van sport, wellness en meditatie.
2. Ze zijn altijd op zoek naar inspiratie
Er is overal inspiratie en schoonheid, als je open staat om het te zien. Probeer altijd even de tijd te nemen om om je heen te kijken, en leg die inspiratie vast met een foto of notitie. Reizen, nieuwe ervaringen opdoen, kunst, cultuur of het lezen van biografieën worden door Amerikaanse eventplanners als tip meegegeven. ‘Biografieën helpen je echt om de reis van het leven te begrijpen en de vele paden om succesvol te zijn, antwoorden te vinden en relaties te cultiveren.’
3. Ze vertrouwen op technologie om georganiseerd te blijven...
Planningen, actiepunten en to do’s worden volledig geïntegreerd met elk apparaat. TIP: Maak gebruik van MS OneNote. Een digitaal notitieblok waarin je alles kunt doen wat je nodig hebt: aantekeningen, schetsen, foto's en bestanden bewaren, tekeningen, to do lijsten, audio-opnamen van vergaderingen, etc.
4. ... maar weten ook wanneer ze de telefoon moeten neerleggen
Als eventmanager ontvang je altijd een enorme hoeveelheid inkomende mails, oproepen en whatsapp berichten. Zorg daarom tijdens vergaderingen of meetings dat telefoons niet worden gebruikt, en schakel meldingen uit voor volledige focus. Zo blijven vergaderingen productiever en zinvoller.
5. Op de dag van het evenement bereiden ze zich grondig voor en weten ze wanneer ze los moeten laten.
Bereid je team zoveel mogelijk voor en vertrouw ze ook. Sta vroeg op om te kijken of alles op schema ligt. Haal diep adem, luister en kijk. En verder…lijstjes, lijstjes en nog eens lijstjes. Elk afzonderlijk ontwerpdetail, van ophalen tot inleveren, acties, namen en openingstijden, alles moet worden vermeld in het project- of draaiboek. Wanneer een enkel detail niet zwart op wit wordt vermeld, kan dat over het hoofd worden gezien. Stappen, tijden, adressen, mobiele telefoonnummers, exacte zalen of verdiepingen…dat is de sleutel tot een soepele uitvoering met een glimlach.
6. Ze omringen zich met positieve, hardwerkende mensen
Evenementen, of het opbouwen daarvan, zijn stressvolle omgevingen. Hier draait het allemaal om mensen, en hoe die mensen verbindingen en contact maken om een gezamenlijk doel te realiseren. Mensen voeden je energie, en als dat nerveuze energie is, wordt iedereen angstig en gestrest. Zorg daarom voor een positief team; dit motiveert om iedere uitdaging aan te gaan.
7. Ze vieren kleine overwinningen en erkennen altijd hun teams
Het is altijd makkelijk om te benoemen wat er mis gaat en hierdoor te vergeten wat er juist goed is gegaan. Probeer daarom altijd stil te staan bij successen, hoe klein ook, zodat je samen kunt genieten van die positieve energie. Niemand slaagt zonder een goed team, zorg daarom ook voor momenten om hen te bedanken. Je kunt van iedereen iets leren, dus een uitje buiten de deur kan bijvoorbeeld ook het ideale moment zijn om meningen of inzichten te delen en nieuwe strategieën te bedenken.
8. Ze houden dingen in perspectief en vertrouwen op familie en vrienden om geaard te blijven
Familieleden zijn vaak je grootste fans én je grootste critici gebundeld in één. Een belangrijke bron van inspiratie en creativiteit. Met een grote hoeveelheid werk, heb je familie en vrienden nodig die je voor de volle 100 procent ondersteunen. Dus breng voldoende tijd met elkaar door en lach vaak en veel!... zo ontsnap je aan de hectiek, de deadlines en de onderlinge concurrentiestrijd en blijf je met beide benen op de grond.
>> Benieuwd naar het volledige artikel inclusief de reacties van de meest succesvolle eventprofs van Amerika? KLIK HIER.
