Einde van een tijdperk: stop met Q&A-sessies en verwelkom C&I

15-05-2019 - MEETING DESIGN - Eventprofessionals, opdrachtgevers, bezoekers, gasten, klanten, sprekers, groot nieuws! We stoppen met Q&A-sessies aan het eind van inhoudelijke sessies, op congressen, bij keynotes en andere live contentsessies. Daarvoor in de plaats gaan we naar het tijdperk van C&I: Conversations & Input. Dat is de stellige overtuiging van Maarten Vanneste van het Meeting Design Institute. Hij neemt je mee:

De vraag en antwoord sessie, Q&A, je kent ze wel. Het publiek mag een paar minuten vragen stellen aan de spreker. In de meeste gevallen pakken de usual suspects de microfoon en maken een statement in plaats van het stellen van een vraag...en ja hoor, na een paar statements is de sessie al weer voorbij. Dit gebeurt veel bij zakelijke meetings, conferenties, seminars, etc. Moeten we Q&A eigenlijk wel interactie noemen? 

The traditional Q&A at the end of a presentation is a few centuries old and it has worked well...until now... It is simply not good enough anymore for the 21st century; we need to do more for our participants.

Een deelnemer die een vraag stelt aan de spreker, is de kleinste vorm van interactie die denkbaar is. Het is maar een persoon die een vraag stelt en een persoon die die vraag beantwoordt. De 'inter' van interactie staat hier voor actie of 'gesprek' tussen ÉÉN deelnemer en ÉÉN spreker. Hoe zit het met alle andere deelnemers? Welnu, die zijn nog steeds alleen maar aan het luisteren. In een groep van 100 deelnemers hebben bij deze vorm van 'interactie' 99 mensen slechts geluisterd en één heeft gesproken. Dit betekent dat minder dan 1% van het publiek actief was en iets anders deed dan luisteren. Je zou kunnen zeggen dat 1% betrokken of engaged was. Dit is een zeer lage mate van activering. Zou 'inter' in het woord 'interactie' niet 'tussen deelnemers' of zelfs 'tussen alle deelnemers' moeten betekenen? Is dit mogelijk?
 

Wij presenteren: C&I

C & I staat voor Conversaties en Input. Het kan de mate van activering van het publiek radicaal verbeteren van 1% tot 75% of zelfs 100%. Later ontdek je de magische impact die dit heeft, maar eerst een voorbeeld.

Er zijn veel manieren om dit te doen, maar laten we beginnen met de basisversie:

  • de ruimte is zo ingericht dat kleine groepen van 6 rond een tafel worden gevormd of kunnen worden gevormd door stoelen te verplaatsen of te draaien.
  • Na 15 minuten presentatie stopt de spreker om het publiek te activeren door een gespreksonderwerp te introduceren.
  • Het standaardonderwerp kan een vraag zijn die altijd werkt: "Wat heb je net geleerd?" Of "Wat vond je interessant" of "Wat heb je net geleerd dat je zult toepassen?" Natuurlijk, een meer gerichte, gerichte of specifieke vraag kan worden ingevoerd.
  • De vraag kan een tekstdia in de presentatie van de spreker zijn en deze dia kan gedurende de duur van de C & I op het scherm blijven ...
  • En nu, de kleine revolutie: de letter C in C & I. De spreker (of voorzitter of facilitator) vertelt deelnemers dat ze 4 minuten (of meer) hebben om een ​​gesprek over deze vraag of verklaring tussen elkaar te houden in groepen van 6 of minder.
  • Dit is niet langer een discussie tussen ÉÉN deelnemer en DE spreker, maar tussen IEDEREEN in gesprekken in kleine groepjes.
  • Na de 4 minuten kleine groepsgesprekken vraagt ​​de spreker (of voorzitter of facilitator) de deelnemers om te af te ronden en nodigt een paar zorgvuldig uitgekozen groepen uit om Input (feedback) te geven.
  • De standaardvraag die je altijd kunt stellen is: "Wie heeft er tijdens deze gesprekken iets geweldigs geleerd van een andere deelnemer?"
  • Dit duurt nog een minuut of twee, dus elke C & I duurt ongeveer 5 tot 10 minuten.
     


Een C & I-moment kan na elke 10 - 15 minuten presentatie worden ingevoegd. Dus in een sessie van een uur kun je ongeveer drie momenten van C & I krijgen, gekoppeld aan conclusies en een laatste vraag-en-antwoord helemaal aan het einde van de sessie. C & I is een eenvoudige techniek, maar het kan een radicale verandering in een presentatie teweegbrengen, omdat het de deelnemers laat denken, contextualiseert, opnieuw bespreekt, spreekt, luistert, becommentarieert, enz. Een grote variatie en verandering t.o.v. de 'luister-alleen-naar-de-spreker'-format. C & I zal alle deelnemers wakker en energiek houden. In het kort, dit is waar C&I voor staat:

  • een onderwerp presenteren
  • vertel de deelnemers om gesprekken in kleine groepen te voeren
  • vraag naar Input
     


De meeting magie

Er gebeuren een paar dingen wanneer u C & I implementeert, die niets anders opleveren dan de Meeting Magic. Ik zou durven zeggen dat C & I het gouden ei is, of zelfs de diamanten kroon in het voldoen aan meeting design.

  • Wat C & I doet voor de motivatie van deelnemers 

Wanneer we van een publiek van 300 'luisteraars' naar 50 conversaties gaan in groepen van 6, zal bijna iedereen iets zeggen, en zij zullen zich daar prettig bij voelen vanwege de kleine groepsinstelling. Ideeën stromen, debatten gebeuren, humor wordt ingevoegd, het geluidsniveau stijgt. Activatie springt gewoon naar 75% of meer! Met C & I gaat iedereen dieper in op de inhoud. Deelnemers worden energieker en genieten meer van de sessie, wat leidt tot grote waarde voor iedereen.

 

  • Wat C & I doet met leren 

Sommige deelnemers zullen hun standpunt delen, anderen zullen reageren en anderen zullen een vraag stellen. Ideeën worden 'uitgedaagd' door één persoon en verdedigd door een ander. Voorbeelden worden besproken en verhalen worden verteld. Dientengevolge gebeurt er in elk van deze kleine groepen collaboratief leren en wordt iedereen aangemoedigd om meer over het onderwerp in kwestie na te denken. Het brein krijgt meer tijd om de nieuwe informatie over te dragen van het kortetermijngeheugen, naar het langetermijngeheugen. Deelnemers leren meer door informatie te chunken en meer tijd te hebben om het te verwerken, in tegenstelling tot wanneer alleen de presentatie centraal staat.

 

  • Wat C & I doet voor netwerken

Netwerken is de belangrijkste reden waarom mensen naar vergaderingen of conferenties gaan. Het wordt steeds belangrijker in de meeste evenementen en wordt meestal hoger gerangschikt dan het leren van deelnemers. Wanneer mensen een klein groepsgesprek voeren over een onderwerp dat hun na aan het hart ligt en dierbaar is, leren ze elkaar heel snel kennen. C & I is waarschijnlijk de beste methode om meer over andere mensen te weten te komen. Het is veel effectiever dan een koffiepauze, receptie of feest, waar we ons meestal zouden concentreren op mensen die we al kennen. In staat zijn om te beoordelen hoe iemand spreekt, luistert, antwoordt en in het algemeen interacteert in een professioneel gesprek is een snelle test voor toekomstige verbindingen, en het vertelt je meer over die persoon dan een sociale chat tijdens de lunch, bijvoorbeeld.
 

 

  • Wat C & I voor de spreker doet

De spreker heeft minder tijd om te vullen, minder dia's om voor te bereiden. Als de sessie bijvoorbeeld 60 minuten duurt, krijgt de presentatie ongeveer 30 minuten (ongeveer 30 dia's). De spreker krijgt van de organisator instructies om één gespreksdia na elke 10 dia's of 10 minuten voor te bereiden, deelnemers 4 minuten te geven voor gesprekken in kleine groepen en 2 minuten te duren voor Input. C & I moet aan de sprekers worden uitgelegd. Omdat spreken in het openbaar de grootste menselijke angst is, geeft dit de sprekers ook de tijd om te ontspannen na een korte presentatie, in plaats van ze te martelen met een volledige presentatie van 50 minuten. Zodra sprekers het eenvoudige C & I-script hebben uitgeprobeerd, zullen ze na elke 10 - 15 dia's dol zijn op de 'pauze'. C & I geeft hen de tijd om wat water te drinken, te ontspannen of te wandelen tussen de groepen die discussiëren en zich klaar te maken voor het volgende deel.
 

  • Wat C & I voor de organisator doet

C & I creëert veel waarde voor deelnemers en sprekers. Het is een innovatie die door iedereen zal worden gewaardeerd en door velen wordt geëerd. Je evenement krijgt betere scores en je deelnemers komen terug. De jongere generaties zoals C & I veel zoals ze gewend zijn om te delen, te bespreken en commentaar te geven. Je zult zeker betere scores krijgen en misschien krijg je nog een paar deelnemers voor de volgende conferentie ...

  • Eindresultaat

Uiteindelijk is iedereen tevreden en het leren en netwerken verbeterd. Een meer dynamische sessie zorgt voor meer energieke en gelukkiger deelnemers. We kunnen aan het eind nog steeds een Q & A doen, maar laten we het openbreken en van C & I een nieuwe standaard maken. De rijst van interactie is de enige prijs is tijd: de prijs voor interactie wordt in minuten betaald. En misschien heeft u wat introductie en handvast voor de luidsprekers nodig.

Dus voor jou, de vergaderplanner of vergaderingarchitect zou ik zeggen: laten we C & I toepassen op al onze toekomstige sessies! Laten we de sprekers een eenvoudig script geven waarin het spreken op het podium wordt afgewisseld met gesprekken en invoer van kleine groepen op 'de vloer'. Probeer het, en je zult zien dat C & I een magisch hulpmiddel is zonder kosten. Het kan uw eigen presentatiestijl verbeteren, maar wat nog belangrijker is, uw conferentie of vergadering krijgt de beste scores ooit.

0 Reacties

Er zijn nog geen reacties geplaatst. Reageer
>GERELATEERD uit Eventbranche Select®
  1. Marketing Generation

    Wij zijn specialist in live communicatie en weten met onze concepten en events mensen te raken en waardevolle...
  2. Aaaaha! Bureau voor live communicatie

    Wij weten hoe we jouw collega’s, relaties en vakgenoten in de actiestand krijgen. Dat is de kracht van live...
  3. XSAGA

    XSAGA is een concept- en productiebureau op het gebied van live-communicatie, evenementen en activaties.
  4. Artishock Events & Marketing

    Slingers ophangen kan iedereen, Artishock houdt zich bezig met het ontwikkelen van evenementen die (of dit nu voor...
  5. Zento, bureau voor impact

    Zento is hét eventbureau van Zuidwest Nederland. Onze events vertellen verhalen, prikkelen zintuigen en weten vooral...

EventBranche supporting partners

EventBranche preferred partners