Goede+vervoersregie%3A+%27Wij+zijn+het+begin+en+het+einde+van+jouw+evenement%27
Nieuws

Goede vervoersregie: 'Wij zijn het begin en het einde van jouw evenement'

VPN - Veel toeleveranciers in de evenementenwereld laten een zelfde geluid horen: zet ons zo snel mogelijk om tafel met de organisatoren van het evenement. En soms denk je: waarom? Maar zodra je om tafel kruipt met de vervoersregisseurs van Vervoersprojecten Nederland (VPN) snap je de urgentie: ‘Nog los van de vraag of het logistiek, qua aanrijdtijden en beschikbare ruimte wel kan rondom de gekozen locatie, moeten opdrachtgevers en organisatoren van evenementen zich ook realiseren dat het gezamenlijke vervoer van (een deel) van de gasten, letterlijk het eerste en laatste contactmoment is tijdens het evenement.’

VPN is onderdeel van de toonaangevende Safety Group, expert op het ge bied van verkeersbegeleiding, vervoer, logistiek en veiligheid. Honderden evenementen maken gebruik van de diensten en service van deze groep met labels als onder meer Crowd Support (beveiliging), Traffic Support (verkeersbegeleiding), OnlineTicket en het Kennis Centrum Evenementen Veiligheid (KCEV ) en Event Travel. Tot die groep van ervaren eventdeskundigen hoort ook VPN, vervoersregie‘Bij ieder evenement of congres waar georganiseerd vervoer een rol speelt, zouden wij zo snel als mogelijk om de tafel moeten. De praktijk is nog wel eens anders, want de focus bij de organisator ligt al snel bij sprekers, locatie, catering en pas in een later stadium wordt ‘vervoer’ ingehuurd. Velen zullen ons nog zien als het suffe onderdeeltje van het organisatietraject. Het tegen deel is waar, want ook al is alles perfect georganiseerd, als jouw gasten er 4 uur over doen om met hun auto van het terrein af te komen, dan levert dit al gauw een nare bijsmaak op’, opent Peter Knol, manager VPN, direct met de urgentie van zijn oproep.

 

‘Zet het vervoersgedeelte hoger op de organisatiechecklist en zet ons als experts om tafel’, stelt Knol. ‘Daar is echt een wereld te winnen. Want wat als de locatie al gekozen en er helemaal geen ruimte is voor busvervoer van 2000 gasten? Moeten we door de bestemming kiezen voor totaal afwijkende vertrektijden? Met onze jaren lange ervaring en expertise kunnen we daar goed in adviseren.’

 

Ook al ziet Knol steeds meer bedrijven die rondom hun evenement wel tijdig aan de bel trekken, toch blijft het te laat inschakelen van de service en kennis van VPN een heet hangijzer. ‘Bij ieder evenement moet eerst de afweging gemaakt worden: ga ik gebruik maken van groepsvervoer? Dat is afhankelijk van het aantal gasten, de insteek en het programma, maar ook de verdeling eigen vervoer en potentieel groepsvervoer. Voor dat laatste wordt niet altijd nagedacht over de gevolgen van eigen vervoer. Bij een congres of workshopdag, waar
meestal een centraal aftrapmoment is, kan het zeer vervelend zijn dat mensen tot soms een uur na het
begin binnen komen. Dat behoeft kennis, inzicht, vervoersregie en goede planning.’

Wegen in Nederland...
Ook bij VPN zien ze de Nederlandse wegen tijdens de spits dichtslibben. ‘En natuurlijk kennen we de verschuivende tijden van evenementen. Het kan ook echt heel prettig zijn om voor de spits te arriveren en
de gasten eerst te laten ontbijten of te fitnessen. Ook daar denken wij graag over mee. Maar over het algemeen blijven de tijden van events gelijk en verandert er weinig. Dan is er ook nog een hele goede milieureden om bussen in te zetten, want een dubbeldekker scheelt toch weer de Co2-uitstoot van 30 tot 40 auto’s.’

Nu steeds meer corporates en overheidsinstellingen kiezen voor duurzaam en milieuvriendelijk, is groepsvervoer meer en meer in trek. ‘Dat vraagt om strakke regie: waar zijn pendeldiensten nodig, hoe kunnen we half volle bussen onderweg alsnog vol krijgen, is er voor de directie ander vervoer nodig en waar bevindt welke chauffeur zich momenteel. Daarom blijven wij ons aanbod en onze expertise continu door ontwikkelen, zo wordt er momenteel gewerkt aan een applicatie waarin live gekeken kan worden of en hoe alles loopt en waar wie op tijd klaar moet staan wanneer een spreker bijvoorbeeld sneller klaar is. Ook dat is vervoersregie.’

Knol windt er geen doekjes om heen: ‘Laat ons mee denken en alles perfect voor je plannen in plaats van
alleen maar uitvoeren!’


Voorbeeld case:

Hoteltransfers, vervoer van bagage, directievervoer en 1500 fietsen

Een groot evenement voor een financiele instelling met honderden gasten, internationaal. Veel bezoekers kwamen per vliegtuig en de organisatie wilde iets bijzonders qua vervoer nadat ze vorig jaar met een boot aankwamen. De locatie? Midden in de middle of nowhere. Dat betekende dus een aaneenschakeling van vervoersplanning. ‘De internationale gasten werden opgevangen op Schiphol en met een transfer naar de locatie gebracht; daar regelden verkeersbegeleiders een goede doorvoer; hun bagage werd ondertussen bij het hotel afgeleverd; bij de locatie waren er 1500 fietsen door ons geregel om de gasten van de parkeerplek naar de congreszaal te loodsen. De volgende dag stonden alle gasten weer op tijd met hun bagage op het vliegveld. Dergelijke logistieke uitdagingen lossen we goed en snel op, mits we tijdig om tafel komen.’
 

© 2023 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.