Hoe een goed vormgegeven vergader - of congresruimte het verschil maakt
EVENEMENTENLOCATIE - Een vergadering rond een witte tafel met scherpe hoeken, onder hard tl-licht in een ruimte waar je je moet inspannen om iedereen te verstaan: De Traditionele zakelijke omgeving is niet altijd ideaal noemen. Ook herkenbaar: de lezing in een zaal die te warm of juist te koud is, waardoor je gedachten overal zijn behalve bij het verhaal van de spreker. Dat de invloed van materiaal- en kleurgebruik, akoestiek, licht en spiegelwerking op de gemoedstoestand vaak onderschat wordt, weet ook Liong Lie. Eventbranche Magazine sprak met de binnenarchitect van Media Plaza over hoe ruimtes het succes en de doelstellingen van een evenement kunnen optimaliseren.
Liong Lie is de oprichter van het gelijknamige Rotterdamse architectenbureau, dat de opdracht kreeg om de identiteit van het vergader- en congrescentrum van Jaarbeurs te vertalen in design. “Door continu te innoveren wil Jaarbeurs blijven inspireren. Dat inzicht vormde de basis van ons ontwerp. Waar het in Media Plaza draait om innovatie en verandering, is is het Supernovagebied binnen Media Plaza volledig ontworpen als ontmoetingsplek waar kennis gedeeld wordt. Vanuit de identiteit van de verschillende ruimtes is de vertaalslag gemaakt naar de vorm die hier het best bij aansluit”. Dit project appelleerde direct aan de reden waarom Liong architect is geworden. “Ruimte heeft een directe invloed op je zintuiglijke ervaringen en daarmee op emoties en gedrag. Visualiseer jezelf maar eens in een donkere tunnel. Je bent gedesoriënteerd en misschien roept het emoties van onbehagen en paniek op, terwijl uitzicht over zee vanaf een bergtop je een heel ander gevoel geeft.” Zo kan het creëren van de juiste gemoedstoestand een grote rol spelen bij kennisoverdracht of interactie tijdens een evenement.
De transitie naar een andere wereld
Media Plaza bestaat, naast een foyer, uit de grote Polar congreszaal, die ruimte biedt aan 650 personen, en diverse compactere sessiezalen. Een toegangstunnel leidt je naar deze locatie en is een van de vele bewuste keuzes die gemaakt zijn door het architectenbureau. “We wilden een duidelijke overgang creëren tussen de dagelijkse werkelijkheid en een andere wereld die de bezoeker betreedt.” De psychologie die erachter steekt, is even simpel als doeltreffend: wanneer je loskomt van de dagelijkse beslommeringen sta je meer open voor ideeën en visies van anderen”. De overgang van buiten naar binnen wordt nog eens versterkt door de mogelijkheid tot interactieve projecties op de vloer. Zo wordt vergaderen een totaalbeleving.
Vuur en ijs: verrassende contrasten
Het thema vuur versus ijs in Media Plaza sluit aan bij de zoektocht naar scherpe contrasten. De foyer, waar het concept vuur is gebruikt, verrast de bezoeker doordat materialen een andere sensatie hebben dan je aanvankelijk verwacht. “De zwarte betonlook vloer oogt in eerste instantie hard, maar doordat gebruik is gemaakt van rubber geeft het een vriendelijke tactiele sensatie. Het is vergelijkbaar met het tapijt in een hotelkamer dat onbewust een gevoel van welbehagen geeft.” De grote Polar zaal bevindt zich centraal in het congrescentrum en, zoals de naam doet vermoeden, is in deze ruimte het concept ijs doorgevoerd. De witte vloer, wanden en plafond lijken uit een stuk sneeuwijs gehouden. “Waar het uitgangspunt van de foyer een maximale binnenruimte zonder ramen is die de suggestie van veiligheid, beschutting en intimiteit wekt, gaat het in de Polar om het gevoel van licht, energie en weidsheid die je in een openluchttheater ervaart”. De bezoeker kan de sfeer in de ruimte zelf bepalen doordat de wanden van RVS plaatjes gemaakt zijn en zowel de lichtintensiteit als de kleur aangepast kunnen worden aan de wensen van de klant.
Kleur bekennen
Deels is de psychologische betekenis van kleuren universeel. Zo werkt de kleur blauw uitstekend bij wetenschappelijke conferenties of trainingen, is groen de beste kleur om draagvlak te creëren en motiveert rood bij een kick-off of pitch. Liong Lie liet zich voor het ontwerp van de vergader- en congresruimten van Jaarbeurs adviseren door gedragspsychologen voor het kleurgebruik, maar wilde de gebruiker ook de flexibiliteit bieden om zelf te kunnen kiezen. “In de huidige tijdsgeest wil men steeds meer zelf kunnen bepalen wat passend is. De Polar zaal geeft alle vrijheid zelf te beslissen of het kleurgebruik in de ruimte opgehangen moet worden aan merkbeleving en kleurpsychologie of dat kleur juist ingezet wordt als sfeermaker”. De architect bekent zelf ook kleur: “Het is een spannend traject om emoties om te zetten in vormgeving, maar het geeft veel voldoening om met innovatieve materialen en kleuren impact te kunnen maken”.
“ Visualiseer jezelf maar eens in een donkere tunnel. Je bent gedesoriënteerd en misschien roept het emoties van onbehagen en paniek op, terwijl uitzicht over zee vanaf een bergtop je een heel ander gevoel geeft.”
