Impact van evenement Ministerie van Buitenlandse Zaken eenvoudig blootgelegd

EventBranche.nl sprak met Cron van der Lee van Savvy Congress: 'Heel veel evenementen worden georganiseerd, omdat 'we' het altijd al deden. Er is al zo veel gezegd en geschreven over het bloot leggen van de return on investment rondom evenementen, maar er wordt maar zo weinig daadwerkelijk gemeten. Het ministerie had de nadrukkelijke wens om de ROI van dit in-house evenement juist wel hard te maken. Het ministerie van Buitenlandse zaken organiseerde recent een in-house dag, ter ondersteuning van de werving en selectie van 40 nieuwe diplomaten. Savvy Congress werd gevraagd om de effectiviteit van de in-house dag te meten en zorg te dragen voor de digitale interactie met het publiek in de zaal en de deelnemers via de livestream.' Dat deed het bureau in vier simpele stappen:

1. Bepaal vooraf SMART doelstellingen

Achteraf ROI meten is erg lastig, behalve wanneer je een SMART-doelstelling als leidraad voor je evenement en de effectiviteit ervan hanteert. De doelstellingen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken waren helder en SMART en konden dus eenvoudig vertaald worden naar verschillende meetpunten.

• Specifiek - Is de doelstelling eenduidig?
• Meetbaar - Onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt?
• Acceptabel - Zijn deze doelen acceptabel voor de doelgroep en/of het management?
• Realistisch - Is het doel haalbaar?
• Tijdsgebonden - Wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn?

 

2. Nulmeting

Een methodiek om de effectiviteit te meten is om na afloop een evaluatieformulier naar de deelnemers op te sturen. De respons hierop is over het algemeen niet veel meer dan 8%. De steekproefgrootte is niet voldoende om betrouwbare conclusies aan te verbinden. Daarnaast is deze meting ook nog eens onzuiver en geeft geen beeld hoe de deelnemers over specifieke onderwerpen dachten voor aanvang van de bijeenkomst', aldus Cron van der Lee.

Middels Savvy Vote werden alle deelnemers (in de zaal en via de live stream) verzocht om een aantal vragen in te vullen voor aanvang van het programma. Het aantal respondenten op deze enquête was ruim 80%. En er ontstond een helder beeld hoe de potentiële sollicitanten over het Ministerie van Buitenlandse Zaken dachten.

 

3. Meerdere meetmomenten

Tijdens het evenement werden er meer meetmomenten ingebouwd, zonder dat dit invloed had op de bezoekerservaring. Middels vragen en stellingen tijdens de paneldiscussie werd volop gereageerd. Zo ontstond er interactie en werd en passant veel informatie verzameld om de ROI verder te onderbouwen. Deelnemers kregen daarnaast de mogelijkheid vragen te stellen via Savvy Vote aan de panelmoderator. Zo werd de betrokkenheid tussen het publiek en de panelleden enorm verhoogd. Nog tijdens het event ontvingen alle deelnemers een tweede enquête met enkele vragen. Het aantal respondenten op deze enquête was 65%.

 

4. Deel resultaten

Op basis van deze twee enquêtes werd al snel duidelijk hoe effectief de kennisoverdracht was tijdens de in-house dag bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Alle meetgegevens samen waren de basis voor een volledige rapportage die direct na afloop beschikbaar was voor de stakeholders.

Cron van der Lee: 'En dan wordt het aantonen van de impact opeens heel eenvoudig: 0-meting, 1-meting, tijdens het event meten met stellingen en dat allemaal op een manier dat de gasten er vrijwel niets van merken. De in-house bijeenkomst werd door de deelnemers als zeer nuttig en informatief ervaren. Na afloop gaf 79% aan te gaan solliciteren. Via de data die middels de applicaties van Savvy Congress werd verzameld, kreeg men goed inzicht in onder meer de studies die werden gevolgd door de deelnemers aan de inhouse middag. Dat was bijzonder nuttige informatie en op basis daarvan werd de arbeidsmarktcommunicatie gerichter ingezet.' 

Bron: Savvy Congress