Jeanne%2DMarie+Kremers+senior+eventmanager+SURF%3A+%27Het+aantal+events+ging+dit+jaar+zelfs+omhoog%27
Nieuws

Jeanne-Marie Kremers senior eventmanager SURF: 'Het aantal events ging dit jaar zelfs omhoog'

Jeanne-Marie Kremers is senior eventmanager bij SURF, de ICT-coöperatie van onderwijs en onderzoek. Jaarlijks goed voor zo'n 200 events. De afgelopen maanden waren ook voor Jeanne-Marie en SURF anders dan anders. Ze neemt ons mee in hoe zij en haar organisatie toch bleven organiseren en snel de lessen leerden. Ze verwacht dat deelnemers straks bewust keuzes maken tussen online en fysiek. 'Verwachtingen managen is daarbij heel belangrijk.'

  1. Naam, functie, bedrijf/organisatie?
    1. Jeanne-Marie Kremers, SURF
    1.  
  2. Wat is voor jou de kracht van evenementen?
    1. Events verbinden - door mensen elkaar te laten ontmoeten en met elkaar in gesprek te brengen
    2. Deelnemers inspireren - met (nieuwe) ontwikkelingen en de impact daarvan
    3. Deelnemers activeren om zelf in beweging te komen en hun werkveld te verbeteren
  3.  
  4. Welke rol spelen/speelden events binnen jouw organisatie?
    1. SURF is de samenwerkingsorganisatie van het hoger onderwijs en onderzoek op het gebied van ICT. In SURF werken onderwijs- en onderzoeksinstellingen samen aan ICT-voorzieningen en -innovatie om de kansen van digitalisering ten volle te benutten. Community vorming en kennisdeling zijn belangrijke pijlers voor SURF. Events zijn daarbij essentieel voor kennisdeling en het verbinden van onze doelgroepen en zijn dus erg belangrijk. We organiseren tussen 150 en 200 events per jaar voor en met mbo, ho en wo instellingen. Van specifieke trainingen voor 10 deelnemers tot en met grote netwerk- en inspiratie events voor 1200 deelnemers uit het onderwijs- en onderzoeksveld.
    2.  
    3. De belangrijkste thema’s van het afgelopen jaar waren voor SURF online onderwijs en online proctoring (online examens afnemen zonder spieken). Hierdoor werd het aantal events van SURF niet minder, maar ging het aantal juist omhoog. We hebben veel online events georganiseerd om kennissdeling voor, door en met de instellingen te versterken.

 

  1.  
  2. Hoe hebben jullie de afgelopen maanden overbrugd?
    1. Flexibiliteit en in rap tempo ontwikkelen stonden de afgelopen periode centraal. In het begin waren we voornamelijk druk met annuleren, zoals iedereen in de branche. Daarna moesten we onszelf in rap tempo omscholen naar online eventmanagers, zeker omdat er binnen ons werkveld juist een grote behoefte was aan online events en kennisdeling over online events en onderwijs. Dit hebben we gedaan met behulp van de training van Effectivents, het lezen van nieuwsbrieven en artikelen en het volgen van webinars. Ook hebben we contact gelegd met eventmanagers van de (inter)nationale onderwijsinstellingen.
    2.  
    3. ‘SURF is in 2020 een community gestart over online events en online onderwijs (zie https://communities.surf.nl/onze-communities) en is samen met onder andere het Versnellingsplan en het ComeniusNetwerk de ‘vraagbaak online onderwijs’ gestart’.
    1.  
    2. We hebben een plug & play studio op kantoor gebouwd, zodat we makkelijk, snel en professioneel webinars kunnen hosten. We hebben kennisdossiers en handleidingen geschreven voor onze collega’s en peers, die we steeds updaten want de ontwikkelingen staan natuurlijk niet stil. Op dit moment werken we events uit met carrousel- en parallel programma’s om zo snel weer (enigszins) fysieke en hybride events voor grotere groepen mogelijk te maken.
      1.  
      2. Scenario's
        Voor grote events waarbij netwerken en communityvorming centraal staan, zijn we gaan werken in scenario’s:
        1. Half september hebben we een 1,5 meter event voor 150 deelnemers georganiseerd.  Hiervoor hebben we een crowd management plan opgesteld om alles veilig en volgens de regels te laten verlopen. Denk aan verschillende tijdsloten en verschillende ingangen. In samenwerking met de locatie (Gooiland, Hilversum) hebben we er een mooi event van gemaakt! Dat was ook het plan voor een event voor bestuurders in oktober, maar door de strengere coronaregels hebben we die in 1 week om moeten bouwen van onsite naar online. Toevallig hadden we vlak hiervoor gebruik gemaakt van een studio en platform voor een intern event, dit konden we dus allemaal recyclen en hebben we dit dus snel kunnen realiseren.
        2.  
        3. Voor het grootste event van SURF, De SURF Onderwijsdagen voor 1200 deelnemers met doelen inspireren, activeren en netwerken, hebben we tijdens het uitwerken van de scenario’s in mei 2020 besloten dat we geen risico wilden lopen. Dat is geheel online georganiseerd, met een deelnemersbijdrage en sponsorpakketten voor commerciële partijen. Vanwege de complexiteit hebben we dit event in samenwerking met FX Agency georganiseerd.
      3. In 2020 heeft SURF 180 events en meetings georganiseerd. Waarvan tussen maart en december ongeveer 130 online events.

 

  1. Hoe zie je de toekomst mbt zakelijke events?
    1. We zien bij SURF de belangstelling voor het organiseren van online events nog steeds groeien. We benaderen collega’s actief met de vraag welke events op de planning staan, gaan in gesprek met projectleiders en adviseren over de beste opties. Collega’s die in 2020 hun events hebben verschoven of verplaatst vanwege het netwerk-doel, staan nu toch open voor een online of hybride variant. De belangrijkste zet, volgens ons, is nu om meer dan ooit te denken aan de deelnemers. Zit je er zelf op te wachten om weer een online event te volgen? Om 3 uur achter elkaar naar een scherm te kijken? Om via de chat je vragen te stellen of wil je ook eens wat anders? Deze boodschap dragen we uit in de organisatie.
    2.  
    3. Grotere events? Parallelle programma's
      'We zijn nu binnen SURF voor de grotere (150+) events aan het bekijken of we  kunnen werken met carrousel en parallel programma’s. Dan kunnen alle deelnemers wel komen, maar komen de groepen elkaar niet tegen. Dit vergt wel meer van ons logistiek vermogen, maar ons doel is deelnemers voorzien van de beste experience. We denken dat online een toevoeging is op het eventaanbod van SURF en dat het niet meer zal verdwijnen. Voor events met doel ‘kennisdelen’ blijft online een laagdrempelige optie. Je bereikt een groot publiek, kennis blijft beschikbaar en het opnemen / uitzenden is minder kostbaar. Voor events met doel ‘netwerken / community’ gaan we denk ik dat we zo snel mogelijk terug gaan naar live / onsite events waarbij we ook een online component aanbieden. Hybride dus, met de definitie "een fysieke bijeenkomst waar tegelijkertijd ook een online publiek aan deelneemt".  Ik vraag me af in hoeverre we dan ook echt interactie met de online deelnemers kunnen gaan vormgeven zonder dat de kosten uit de hand lopen. Vooralsnog zie ik interactie via chat of tools als mentimeter wel als optie voor het online publiek, maar geweldig mooie passen niet binnen ons kostenplaatje.'
      1.  
      2. 'Ik denk dat het online deel niet meer weg te denken is. Dat onze deelnemers verwachten dat ze kunnen kiezen voor de duurzame & tijdbesparende optie van online deelnemen of de variant waar ze ‘in real life’ collega’s ontmoeten en kunnen netwerken maar die meer beslag legt op hun agenda. Belangrijk is hierbij vooral dat we de verwachtingen goed managen.'
© 2023 Eventbranche.nl is een uitgave van Proef Media bv.